いよいよ人手不足による業務圧迫が顕著になってきた事を実感する機会が増えてきました。
そんな中、今の世論的に夏の参議院選挙で日本の社会が大きく変わる可能性も現実的に視野に入ってきています。
けれど今更景気が良くなっても自分のところは対応できる余力がないよ…と感じておられる経営者の方もいるのではと考えています。景気が上向きになれば、需要が増加する。それに対応できる人的資源がない。そんな事業所は多いのではと思います。
という訳で、今回は業務効率化について考えていきます。
ちなみに、この分野のことはとても一つの記事でまとめられるものではないので、今後もナンバリングとして続いていく予定です。
効率化には順序や種類がある
大前提のお話ですが、一言に業務効率化と言っても、定義的に分類されているくらいに分野や種類があります。
今後の話をスムーズにする為にも、先ずはその分野や種類的なことについて確認していくことにします。
業務効率化と業務革新
業務効率化と業務革新、何となく似ている感じの言葉ですが、違いがあります。
そして、今後の展開を考える上でこの2つは基礎となる視点の為、その違いを漠然とでも把握しておくことをお勧めします。
業務効率化
業務効率化とは、簡単に言うと、「無理、無駄をなくす」ということです。
この手の話では必ずといっていいほど頻出のフレーズなので、改めて説明されるまでもないと思われるかも知れません。ついでに、無理と無駄の他、ムラをなくすというのも加わる事もありますね。
つまり、業務の効率化とは、その作業に無理がないか、無駄がないか、作業むら効率化とは、簡単に言うと、「無理、無駄をなくす」ということです。この手の話では必ずといっていいほど頻出のフレーズなので、改めて説明されるまでもないと思われるかも知れません。ついでに、無理と無駄の他、斑（ムラ）をなくすというのも加わる事もありますね。つまり、業務の効率化とは、その作業に無理がないか、無駄がないか、作業斑がないか、という視点で見直していく事です。
業務革新
業務革新とは、字面だけみるととっつきにくそうな大きな話のように感じますが、実際の定義としては簡単で、一言でいえば、業務の根本的な見直しです。業務を根本的に見直すのは簡単な話ではないぞ！と思われる方もいらっしゃるでしょうし、それは事実です。けれど、見直しにもピンからキリまであるので、順序よく取り組んでいけば負担は大きくないと思っています。
具体的に何をするのかは、業務の削減からデジタル化、果てはロボットによる完全自動化まで幅広く考える事になりますが、先ずは業務の削減やフローの再構築あたりから取り組んでいくのが良いと思います。
デジタル化とＩＴ化
続いて、デジタル化とIT化。これもよく聞く言葉だと思いますが、この2つも実は別々に定義されています。
この2つは別物であると同時に、順序的な関係性もありますので、切り離して考えるよりも、一つの流れとして認識された方がよいかと思います。
デジタル化
デジタル化とは、アナログからデジタルへの移行を意味します。
例えば、今までは手書きで処理していた書類をパソコンなどの機器を使って電子データとして作成する事、などが該当します。
今の時代、流石にパソコンを導入していない会社はほとんどないと思いますので、そう考えるとデジタル化自体はそんなに難しい事ではないかも知れません。
ＩＴ化
IT化では、デジタル化でアナログから変換した電子データを活用して業務を効率化していく事です。
例えば、パソコンで作成した会議の資料を、今までは印刷して配っていたとしたら、IT化する事で各自が自分のパソコンやスマートホン端末などで確認できるようにする、などです。
これもかなり浸透してきているように思いますので、改め取り組むという感覚はないかも知れません。
目下の到達点、ＤＸ化（デジタルトランスフォーメーション）
目下、最終目標と言えるのはDX化です。
DX化はデジタルトランスフォーメーションの略ですが、英語圏ではXをクロスという意味合いで用いる事があり、DX化のXの由来もそこにあるようです。デジタルトランスフォーメーションだからDTだ、でも間違いではないのでしょうが、とりあえずはDXはデジタルトランスフォーメーションだと認識しておいてください。
ではDX化とはどんな事をするかというと、デジタル化、IT化と進めてきた電子データを活用して、ビジネスモデルの革新や新たな価値の創造に着手します。
身近な例だとIoTの分野がわかりやすいと思います。デジタル化した情報を用いて、外出先から空調を管理したり、冷蔵庫の常備品の在庫管理をしたり、そんな家電製品は今までにはないもので、まさにDX化と言えます。
まずは基本、業務効率化と業務革新から取り組む
DX化は中々での届かない話であり、小規模事業者や個人事業主では簡単には向かえないと思います。
けれど、業務の効率化や業務革新であればすぐに取り組み始める事が出来ると思います。
そしてこの2つが基本であり、最も重要な観点です。デジタル化、IT化と進めていく、どの段階でも発生しうるのが無理、無駄、斑です。常にそれを意識した視点を持つことを忘れないようにしましょう。
今回は業務効率化といっても色々な種類や分野がある事をご紹介しました。
細かく言えばもっと細分されますが、実務的にそこまでは把握する必要はないかと思い端折っています。興味のある方は自身で調べてみる事をお勧めします。もしかしたら思わぬ発見があるかも知れませんよ。
次回は具体的にどんな順序で取り組んでいくべきか、その辺りいついて言及していこうと思います。
それではまた！
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