前回までで業務効率化とデジタル化についてお話ししてきましたが、進捗状況はいかがでしょうか？
一朝一夕で達成できる事ではありませんので、根気よく取り組んでいってもらえればと思います。
そんな訳で、今回からIT化について考えていきたいと思いますが、ここから先は難易度があがります。
というのも、IT化以降については、専門的な知識が必要になってきますので、自分たちだけで進めていくには限界が出てくる分野なのです。
とは言え、外部の手を借りずとも達成できる部分もありますので、先ずはそこを軸に開設していこうと思います。
また、そこまでたどり着けば一先ずは目標達成と考えてもらってよいです。そして、さらに先を目指すのであれば、外部の専門業者に相談していく必要がある事も覚えておいてください。
ITシステム運用の基本的な構造
IT化のベースとなる構造や考え方を理解しておくことは、この先の展開でとても重要です。
特に、外部業者への依頼も検討していく場合、この仕組みの理解が有ると無いのとでは、全然違ってきます。
場合によっては数百から数千万の金銭的差が発生する可能性もありまし、無駄に長期化して費用がかさみ続ける事を避けることにも繋がります。
ですので、ここでは一般的に言われるITシステムの基本を説明します。
基本はデータベースと端末
ものすごく乱暴に説明すると、IT化したシステムとはデジタルデータのデータベースから各端末でその情報を取り出す仕組みと言えます。
イメージとしては、デジタル図書館があって、そこの書物をパソコンやスマホから閲覧、出力する、と言った感じです。ですので、簡単なことであれば自社で構築できる部分もあるのです。逆に、高度なシステムにしようとするならば、プログラミングの技術などが必要になってきます。
データベース
データベースとは、デジタルデータを一つのサーバーに収納したものですが、ここで生きてくるのが準備してきたデジタル化したデータです。
もしかしたらデジタル化段階で既に着手されていたかも知れませんが、デジタル化したデータを個人個人の端末、パソコンやスマホではなく、共用出来る端末に保存していき、その共用出来る端末がデータベースとして機能していくことになります。
データベースとして使用できる端末とは
極論的にはデータベースとして使用できる端末は、保存できる容量によって、また使用用途によっても変わってきますので、一般的に用いられているものを紹介しておきます。
クラウドストレージ
オンラインストレージとも呼ばれますが、インターネット経由で接続し、情報を保存しておく方法です。
メリットは保存容量が大きく、またコスト面でも次に紹介する自社サーバに比べて安価に抑える事が出来ます。
デメリットとしては、インターネットに接続できない状況では使用できない事と、ほとんどのクラウドストレージサービスは有料で、月額課金制をとっていることが多いです。そのため、ランニングコストが継続して必要となってきます。また、サービスによっては、アクセス権を付与するのに別途、ライセンス料がかかる場合もあります。
自社設置型サーバー
自社設置型のサーバーとはデスクトップPCみたいなものです。購入費用はピンキリで、10万程度から数百万するものまで様々です。容量や処理速度などで色々なグレードの物がありますので、購入時はよく比較検討して自社にあったスペックを準備しましょう。
メリットは自社で完全に管理できる点。インターネットが使えない状態でも、有線で接続すれば使うことがきます。
デメリットは物理的なスペースの問題。それほど大きな物でもないですが、デリケートな機材ですので、熱や湿気、埃等の設置場所の環境にも配慮する必要があります。また、サーバー単体ですぐに使える訳でもなく、色々と設定する必要があり、他にも故障やメンテナンスにも費用が掛かりがちで、メリットに比べでデメリットが目立ちすぎます。
特に理由がなければ、クラウドストレージサービスをお勧めします。
ノートPC
以前、私が携わっていたときはノートPCをサーバーに使用していました。
最近のノートPCはそれなりに記憶容量もありますので、初期段階ではとりあえずで使用するのにお勧めです。
メリットは常用に比べればそれほどのスペックは必要ないので、中古品を購入してきたりすればかなり安価に抑えれる点です。とは言え、前述の設置型サーバと同様のデメリットもありますので、長期的に考えるとやはりクラウドストレージがお勧めです。ノートPCの場合は、あくまでも初期のお試しとして使う感覚が良いと思います。
利用規定を作る
さて、今回は自社で外部専門家の手を借りずに出来る範囲としていますので、サーバはクラウド型を想定とします。
クラウド型であれば、契約してしまえば面倒な設定などは特に必要ないので、手軽に稼働させることが出来ます。
そこで重要になってくるのが「社内利用規定を作る」事です。
データベースのデータは原本として原則、変更しない
運用上、一番気を付けたいのが、原本が改変されてしまう事です。
顧客データを誤って消したり、変更したりしてしまうとその後、それを知らずに使用したときに大問題になる場合もあります。ですので、利用規約までは必要ない規模だとしても、このルールは必ず周知しておいてください。
それに気づかずバックアップまでとってしまった場合は目も当てられませんので…。
修正出来る権限を持つ人を明確に
原則変更するべきではないデータとはいえ、状況が変わればそれに合わせて変更する必要があります。
その時、誰でも変更出来るとはせず、特定のポジションの人物のみにその権限を持たせるようにしてください。
また、変更履歴もデータベース上に残すようにしておきましょう。
試しに使ってみよう
クラウドにデータをアップロードして、アクセス権をもらったらさっそく試してみましょう。
クラウド型の場合、WEBブラウザだけでなく、スマホ用にアプリが用意されている場合もあります。IT化の一歩として、社内の人間がデータベースから各々必要な情報を必要な時に利用できることが確認できれば大成功！
インターネットに接続できる環境であれば、社外から顧客データを活用して営業に生かす事が出来たり、出張先で確認したい資料があった場合や、忘れてきた書類がデータベースにあればコンビニなどで印刷することも出来ます。
社内においては、必要な時に必要な資料をパソコン上で一発検索でき、あれこれと探す手間がなくなります。
他にも、現場で各作業の手順書や注意事項なども印刷せずとも端末上で確認出来たり、皆が原本をそのまま確認できるので、間違えて古い指示書で作業を進めてしまうなどのトラブルも防止できます。
たったこれだけの事で活用方法はとてもたくさんありますので、ぜひ、楽しみながら色々と試してみてください。
次に進むかどうか
さて、ここまでのIT化でもかなり便利になると思いますが、問題は次のステップに進むかどうか。
冒頭でも触れた通り、ここから先は専門的な知識も必要になってくるため、外部の手を借りることになります。
当然、費用も掛かる話なので、慎重に検討するべきですが、ここまでとは違い、明確に作業効率が変化していく部分でもありますので、今後の社会的変化についていく覚悟があるのであれば、前向きに検討していくべきだと思います。
そこで、次回は次へ進む前の準備として、ITシステムを構築する為の知識について解説しようと思います。
ではまた！
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